年契約商品の見積書・請求書・納品書・領収書・継続案内書等の発行フロー効率化支援(kintone)

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  • 著者 MARCHITECT
  • カテゴリー 業務効率化

年契約商品の見積書・請求書・納品書・領収書・継続案内書等の発行フロー効率化支援を行いました。

これまでは200を超える取引先について、手動で相手先の情報をExcelに貼り付けて書類を作り郵送していたが、効率化について相談させてほしい。ただし下記の前提がある。
・相手によって必要書類が異なる
・相手によって指定のフォーマットがある場合がある
・相手によって発行タイミングが異なる
・相手によって各書類の摘要欄が異なる
・相手によって、前払い／後払いのケースがある
・書類の日付が空欄希望だったり先方指定の日付希望だったりする
・商品の発送先が契約者と異なるケースがある
・郵送じゃなくてもいい相手にはPDF化したメールで書類を送付したい

という、なかなか複雑な商品・受注形態の書類発行・送付システムについてご相談をいただきました。

  • 必要書類のみ個別・一斉発行が可能
  • 取引先の指定日をリマインドする
  • 指定の摘要欄や指定の日付で書類を出力可能
  • 契約者と商品の発送先を分け、書類は契約者に送付
  • DBに添付した書類ファイルを一斉メール送信

という要件とし、各種書類の精査・要件定義・運用設計・実装支援をいたしました。
kintone×トヨクモさんのプリントクリエイターとKmailerを使って効率化を実現、60ページ超の手順書も作成して納品いたしました。

マーキテクト以外に必要だった費用(kintone利用料除く）
kintone