MARCHITECT 外注先さんへの支払いについてお困りだった社会的企業さんのお手伝いをいたしました。
お客様
外注先の源泉徴収計算がたいへん。
請求書の時点で、外注先が計算間違いしていることもある。
各担当者から紙で、支払額の一覧が来るが、計算間違いや転記ミスも多く煩雑。
支払日にＡＴＭに並んで神経を使って50件以上の外注先さん支払いをしている。
サイボウズ社のkintoneをすでにご利用だったので、kintoneを使う形＋マクロで解決しました。
- kintoneに「外注費管理」というアプリを作り、外注費について、各担当者が納品予定日日・支払額や経費額を入力。源泉徴収がある場合、自動計算
- 外注先の表記ゆれを避けるため、また口座や源泉徴収率を毎回入れなくていいよう、「外注先マスタ」を作りルックアップする形に
- 納品予定日を過ぎても納品ステータスになっていないレコードについて、経理担当者から各担当者にメールで一括催促するプラグイン（トヨクモ社）を使用
- 同月中に複数案件を発注した外注先もいるため、外注先ごとに支払額合計が集計されるマクロも開発支援。
外注先の名前・銀行・支店名・口座名と支払額が自動計算されるため、そのデータを使って楽天銀行からネットで一括支払いできるように - プラグイン（トヨクモ社）を使い、支払いの済んだ外注先に「支払い明細」のPDFを自動的に生成し、メールに添付して一括送付できるように
- 各担当者向け、外注先へのシステム変更を解説するメール文案を作成
- 上記について、経理担当者向けの作業手順書を作成
お客様
・コロナ禍ということもあり、リモートで作業できるようになったのがありがたい。
・計算ミスがなくなったので、安心。
マーキテクト以外に必要だった費用(kintone利用料除く）
- トヨクモ社の「ｋMailer」使用料（月額）
- トヨクモ社の「プリントクリエイター」使用料（月額）
- トヨクモ社の「kBackup」（月額）
- マクロ開発費